DECOUVRIR SERENA ET DEMARRER UNE BASE LOCALE<<TUTSTARTDB>>

 

  Heureusement plus long à expliquer qu’à appliquer !

 

Découvrir le logiciel et le module GOOGLE MAPS / IGN


Vous venez d’installer Serena - il ne vous aura fallu que quelques minutes. Pour démarrer l’application, il vous suffit de double-cliquer sur l'icône , et l'application se positionne sur la base de données exemple, comme Mon_Exemple2xxx.mdb. Dans la fenêtre d’accueil (celle qui montre une photographie), vous entrez dans Serena en pressant Entrée ou en cliquant au bas de la fenêtre, en laissant telle quelle la configuration par défaut, c’est à dire : identifiant mnémonique admin, mot de passe vide.

 

Le plan de travail apparaît, le module GOOGLE MAPS / IGN s’ouvre. Tous les autres modules restent fermés, seule la barre des boutons des modules est visible. Prenez connaissance du bouton d’aide  et de la rubrique A LIRE ABSOLUMENT...  si ce n’est déjà fait. Passez votre souris sur les boutons de la barre d’icônes du menu principal pour prendre connaissance du nom et de la fonction des différents modules.

 

Voir la vidéo : Découvrir l'interface

 

Le module GOOGLE MAPS / IGN s’ouvre sur une région de la plaine de l’Ain, où se situe l’activité (supposée) et les espaces naturels protégés (imaginaires) correspondant à l’exemple. Ceci a pour objectif d’inciter l’utilisateur à utiliser au maximum ce module, très interactif et riche en possibilités. Les fanions et les polygones indiquent la position des sites, éventuellement leurs limites, ainsi que leur nom grâce aux infobulles. Les marqueurs  de ces sites (accompagnés d’un fanion ou présents sur la ligne) permettront par clic d’afficher le site correspondant (si le module SITES est ouvert), et même de sélectionner un site lors de la création d’une observation.

 

Voir la vidéo : Découvrir GOOGLE MAPS / IGN


Pour compléter ce début de découverte, nous allons afficher des observations déjà saisies : ouvrons le module OBSERVATIONS  et choisissons en haut à gauche « ¤Toutes catégories » (liste blanche) et « Toutes les observations (TOUT) » (liste bleue), ce qui extrait la totalité des observations de la base exemple.

 

Cliquons ensuite sur le bouton du panneau de commande  à l’intérieur du module GOOGLE MAPS / IGN, le panneau se « déplie ». On choisit une légende (marqueur) dans la liste déroulante et l’on inscrit obligatoirement sa signification, par exemple ici « Toutes espèces », puis on clique sur « Ajouter les points de l’extrait », ce qui déclenche l’affichage des points sur la carte. On pourrait ainsi ajouter plusieurs « couches » de points correspondant à des extraits différents, par exemple divers groupes taxonomiques. Là encore si le module OBSERVATIONS est ouvert, cliquer sur un marqueur affiche l’observation correspondante dans son module. Il est également possible d'afficher les points avec une légende et en adaptant la taille au nombre et la couleur à la date (voir vidéo).

 

Voir la vidéo : Des observations sur la carte

 

Lorsque nous avons réussi à afficher nos observations pour plusieurs espèces avec les légendes adéquates etc. nous pouvons légitimement espérer sauvegarder ce travail. Nous pouvons le faire de 2 façons :

 

-       soit publier sur le Web la page que vous venez d’afficher, l’adresse sera automatiquement dotée d’un préfixe (à bien retenir pour la retrouver par la suite !), et le fichier de la page sera également stocké sous le même nom sur votre PC dans C :\Serena2Data\SerenaCarto

-        ou simplement enregistrer l’image de la page sur votre PC sous le format voulu et surtout aux dimensions voulues, même si ces dimensions sont supérieures à celle de l’affichage à l’écran, ou même si elles sont supérieures à celles de l’écran ! Vous pourrez ensuite recadrer votre image dans un logiciel de dessin, ceci est utile pour illustrer un rapport par exemple.

 

Les pages ainsi publiées sont facilement identifiables dans une liste déroulante et peuvent être supprimées ou modifiées facilement. Si vous avez déjà un site et si vous désirez y afficher vos pages, il sera très facile d’y placer les liens nécessaires.

 

Vous avez ainsi une idée des possibilités offertes par ce module, mais nous allons maintenant démarrer une nouvelle base vide et enregistrer notre première observation. Pour cela, nous allons quitter la base exemple en fermant le logiciel, puis ouvrir à nouveau Serena, en nous arrêtant à la fenêtre d’accueil, celle qui montre une photographie, pour démarrer une nouvelle base locale.

 

Démarrer une nouvelle base locale

 

Dans la fenêtre d’accueil, dans la barre de menus du haut, cliquez sur l’option Initialiser une nouvelle base… puis, en sous-option Base locale MS ACCESS fichier .mdb / Créer une nouvelle base embryon .mdb

Une base de données embryon n’est pas une base totalement vide, c’est une base de données déjà structurée pour fonctionner avec Serena, sans données utilisateur, mais cependant pré-remplie à l’aide de données standard (non modifiables) et de données par défaut, sortes de données « moyennes », pour les listes de choix et autres paramètres. Vous pourrez modifier ces dernières données par la suite pour répondre à vos besoins propres.

 

Dans la fenêtre Windows qui s’affiche alors, créez Ma_base (vous pouvez lui donner un autre nom) à placer de préférence dans le dossier proposé par défaut C:\Serena2Data. Notez que si vous avez autorisé l’affichage des extensions de fichiers dans Windows (et ceci est vivement recommandé pour des raisons de clarification) le fichier apparaîtra sous son nom complet Ma_base.mdb.

 

Le module s’y connecte alors automatiquement. Ignorez pour l’instant la liste déroulante de droite (« mode opératoire »). Laissez également tel quel l’identifiant mnémonique admin (administrateur) et laissez vide le mot de passe pour le moment. Vous allez pouvoir entrer dans l’application proprement dite – c’est à dire le plan de travail - en pressant Entrez (Enter) ou en cliquant sur « Maintenant cliquez ici ou pressez Enter… ».

Au départ le module GOOGLE MAPS / IGN s’ouvre automatiquement sur un point enregistré dans le logiciel. Comme nous n’allons pas utiliser ce module de façon intensive pour l’instant, nous désactivons cette option dans le menu Outils / Préférences, qui contient nombre de paramètres très utiles (à explorer), en désélectionnant la case « Ouvrir le module GOOGLE MAPS / IGN à l’ouverture du logiciel ».

 

Voir la vidéo : Démarrer une base de données

 

L’observation à saisir est (par exemple) la suivante :

 

Le 13 mai 2005 vers 9 heures, dans le cadre de ses observations « ordinaires » quotidiennes dans la réserve de la Croze, Charles Sérizé – membre de la Société d’Histoire Naturelle de la Plaine de l’Ain - a observé 9 canards de l’espèce colvert (3 mâles, 2 femelles et 4 autres de sexe indéterminé) sur la partie nord de l’étang Lénière, en train de prendre leur envol.

 

Par où commencer ?

 

Il s’agit bien de saisir une observation, donc logiquement la saisie va s’effectuer dans le module OBSERVATIONS. Cependant il faut garder à l’esprit que le relevé (le « dossier ») dans lequel on veut placer l’observation, que ce soit une campagne annuelle, un projet particulier etc., le site où a eu lieu l’observation, et les sources de l’observation (observateur et validateur) DOIVENT être créés au préalable dans leurs modules respectifs, car ce sont des éléments réutilisables dans d’autres observations, et ils possèdent leurs propres données (attributs).

 

La démarche « bien organisée » consiste donc à commencer par créer dans RELEVES le ou les relevés dont on prévoit le besoin, dans SITES le ou les sites dont on prévoit le besoin, et dans SOURCES la ou les sources dont on prévoit le besoin, puis de créer les observations en sélectionnant pour chacune l’ensemble relevé/site/sources qui convient.

 

 Cependant, pour les étourdis, on peut maintenant effectuer des créations / modifications de sources, de relevés, de sites, ou même de choix (y compris dans les pseudo-champs à liste déroulante), tout cela « à la volée » durant une création / modification d’observation, sans avoir à interrompre la saisie et être obligé de recommencer l’opération, évitant ainsi des pertes de temps.

 

 A ce propos, Serena optimise la position des modules et pour « jouer » avec les modules, il est souvent peu opportun de les déplacer, il vaut mieux cliquer sur la partie visible du module dans lequel on souhaite travailler pour le faire passer au premier plan, mais au même emplacement..

 

Nous allons créer au préalable le relevé, l’observateur, puis le site.

 

Relevé

 

Commencez par créer le relevé dans lequel vous allez placer votre observation et toutes les observations ultérieures analogues.

 

 Rappelons qu’un relevé définit le cadre commun à un ensemble d’observations, par exemple une campagne d’observations d’amphibiens du printemps 2004 etc. Le relevé n’est pas une donnée cruciale, surtout au démarrage, mais il est bon de placer chaque observation dans un « chapitre » homogène, et de plus le propriétaire de la donnée (facultatif) est saisi au niveau du relevé. L’utilisateur qui ne voit vraiment pas au départ quel relevé employer peut opter pour un relevé « fourre-tout » portant un nom très général – par exemple Mes observations (!) - et affiner la chose par la suite en renommant simplement le relevé dans le module RELEVES.

 

Cliquez sur RELEVES  : le module des relevés apparaît, vide et en mode consultation. Pour créer votre premier relevé, il faut passer en mode création

 

Commencez par sélectionner la catégorie de relevé, qui se borne dans la base embryon à un seul choix pertinent (Relevé d’inventaire), puis tapez le libellé proprement dit, dans notre exemple Observations quotidiennes convient le mieux. C’est tout pour l’instant (les dates ne donnent pas lieu à saisie), la saisie peut être validée .

 

Fermez maintenant le module RELEVES. Evidemment ce relevé, créé une fois pour toutes, reste disponible pour d’autres observations, et sera proposé lors de la saisie d’une observation. Le principe est le même pour les sources, les sites et d’autres données.

 

 Il est de bonne pratique de fermer les modules après usage, sauf bien sûr quand on enchaîne les opérations. En effet un module ouvert consomme de la mémoire et peut rendre le plan de travail confus, ou même déclencher des interactions involontaires.

 

 

Voir la vidéo : Créer un relevé

 

Observateur

 

Comme le relevé et la date, l’observateur est un champ obligatoire (étiquette en caractères gras). Comme le relevé, la source « observateur » est gérée dans un module à part, le module SOURCES, que vous ouvrez maintenant en cliquant sur . Remarque : contrairement au module RELEVES – qui est vide au départ - le module SOURCES contient déjà des données, celles utilisées dans le module TAXONS (sources non modifiables par l’utilisateur).

 

Pour créer votre premier observateur, il faut passer en mode création .

 

Dans SOURCES, la catégorie par défaut (Personnel Organisme) et le type par défaut (Personne/Société) s’affichent automatiquement. En deux mots, la catégorie est une aide à la sélection, pour distinguer par exemple le personnel de l’organisme, le personnel extérieur, les stagiaires, etc. Le type indique en particulier si la source est simple ou elle-même composée d’autres sources, ou si elle comporte une référence bibliographique.

 

Dans notre cas, il suffit de saisir le nom Sérizé et le prénom Charles. Ecrire le nom tout en majuscules (SERIZE) est très habituel mais fortement déconseillé car ne tenant pas compte de l’accentuation des caractères, ce qui peut entraîner des méprises ou même la création de doublons, en créant par exemple un Charles Sérizé et un Charles SERIZE, qui sont vus comme différents par le logiciel. Puis on valide 

 

Fermer ensuite le module SOURCES.

 

Voir la vidéo : Créer un observateur

 

Découverte des listes de choix

 

Dans SOURCES, la catégorie de source Personnel Organisme est un choix appartenant à une liste de choix, et l’application fait beaucoup appel à ces listes, qui sont pré-remplies au départ par des valeurs standard « moyennes » ou par des « xxxxx », mais qui conviennent parfois mal au contexte de l’utilisateur. Ainsi dans cet exemple, il vaudrait mieux employer la dénomination Personnel SHNPA pour « Société d’Histoire Naturelle de la Plaine de l’Ain », organisme où travaille Charles Sérizé. La gestion des listes de choix – pour tous les modules - s’effectue dans le module LISTES - CHOIX - PSEUDO-CHAMPS .

 

Pour modifier ce choix précis, on ouvre à nouveau le module SOURCES, on place le curseur de la souris à l’intérieur de la boîte de choix à modifier et on clique. Sans fermer SOURCES, on ouvre ensuite le module LISTES - CHOIX - PSEUDO-CHAMPS  qui se positionne alors automatiquement sur la liste de choix correspondante. On sélectionne par la boîte bleu ciel le choix à modifier, ici Personnel Organisme, et l’on passe en mode modification    On replace Personnel Organisme par Personnel SHNPA, puis on valide

 

On ferme le module LISTES - CHOIX - PSEUDO-CHAMPS, on ferme SOURCES et on l’ouvre à nouveau pour « rafraîchir » le module, et on constate que la modification précédente est maintenant disponible. De la même façon, on pourrait ajouter une catégorie supplémentaire, par exemple Stagiaire étranger, en passant alors LISTES - CHOIX - PSEUDO-CHAMPS en mode création.

 

Voir la vidéo : Modifier une catégorie

 

Site

 

Cette notion centrale de localisation est très générale. Elle s’applique aussi bien à une minuscule placette qu’à une région entière, et peut être hiérarchisée en créant une arborescence de sites. Son élaboration peut donner lieu à une certaine complexité et à nombre d’hésitations : voir la rubrique SITES pour bien comprendre et éviter certains pièges. Dans cet exemple nous allons opter pour la solution la plus simple : le site sera la réserve naturelle dans laquelle travaille Charles Sérizé, soit la Réserve naturelle de la Croze.


En principe, tous les codes des réserves naturelles sont des données standard et doivent être importés au préalable (voir , sinon il faut demander un code au support. La réserve naturelle de la Croze est bien sûr fictive mais son code d’espace protégé figure déjà dans la liste des réserves naturelles pour faciliter la formation des utilisateurs. Cette liste est contenue dans le fichier de "C:\Serena2Data" appelé "serdat-reserves_naturelles_2017.txt" qui doit donc au préalable être importé via le menu "Outils" (clé à molette) (voir la vidéo de création du site pour cette importation).

 

Procédure semblable à la précédente : on ouvre le module SITES  , et on passe en mode création  . Sans raison impérieuse, il est préférable de s’en tenir à la catégorie de site la plus générale: Site d’inventaire. On saisit ici les données indispensables, le nom Réserve naturelle de la Croze et le code d’espace protégé CROZE (LA) qui sont obligatoires. Enfin on valide ce premier site . Si on ferme le module SITES, le nouveau site devient alors disponible dans le module OBSERVATIONS.

 

Voir la vidéo : Créer un site

 

A propos des catégories

 

 Chaque élément-clé de chaque module peut être qualifié à l’aide d’une catégorie. L’intérêt principal de la catégorie n’est pas d’enrichir les données mais de restreindre les choix à la saisie en ciblant certains choix sans tout lister (ce qui reste possible si nécessaire en utilisant ¤ Toutes catégories). Par exemple, pour les sites, on peut restreindre la liste aux sites d’inventaire, en excluant les catégories spéciales. Ou encore pour les taxons, on sélectionne seulement les odonates etc.

 

Lancer la création de la première observation

Cliquez sur OBSERVATIONS  : le module apparaît totalement vide, en mode consultation. Pour créer votre première observation, il faut passer en mode création

 

Il est important de garder à l’esprit que les boîtes orange donnent lieu à sélection dans une liste déroulante (sans possibilité de modifier directement le libellé), et que les boîtes jaune sont destinées à taper du texte libre.

 

Taxon, supergroupe et superprotocole

 

Le choix du taxon dans le module OBSERVATIONS est primordial pour la suite, car la catégorie du taxon choisi (dans ce cas, la catégorie est le groupe taxonomique) déclenche « à la volée » dans l’interface la mise en conformité de tout l’interface (listes de choix etc.) avec le SUPERGROUPE correspondant au groupe taxonomique (par exemple le groupe Odonates appartient au supergroupe INSECTES, la catégorie Oiseaux au supergroupe OISEAUX, la catégorie Mollusques au supergroupe INVERTEBRES etc.).


Les groupes taxonomiques ont un intérêt purement pratique, car ils correspondent, non pas à un classement systématique et scientifique, mais à des groupements familiers qui accélèrent la saisie dans les listes déroulantes. Chacun de ces groupes taxonomiques est lui-même rattaché à un SUPERGROUPE utilisé pour l’adaptation automatique de l’interface.

 

Pour faciliter la compréhension, les groupes taxonomiques sont écrits en minuscules, les supergroupes en MAJUSCULES.

 

AMP    AMPHIBIENS (comprend un seul groupe, Amphibiens)

CHA     CHAMPIGNONS – y compris les lichens (comprend un seul groupe, Champignons)

INS      INSECTES (nombreux groupes : Coléoptères, Orthoptères etc.)

INV      INVERTEBRES – autres que les insectes (rassemble de nombreux groupes)

MAM    MAMMIFERES – y compris les chiroptères (comprend un seul groupe, Mammifères)

OIS      OISEAUX (comprend un seul groupe, Oiseaux)

PLA     PLANTES – sans les champignons, mais avec les bryophytes (ici, correspond à un seul groupe, Plantes)

POI      POISSONS (comprend un seul groupe, Poissons)

REP     REPTILES (comprend un seul groupe, Reptiles)

 

La sélection de la catégorie du taxon (dans notre cas Oiseaux), puis celle du taxon lui-même, se font soit en cliquant sur le nom correspondant dans la liste, soit en tapant le début du nom, soit en combinant les deux techniques. On peut passer d’un champ à un autre à l’aide de la touche de tabulation.

 

 On choisit le taxon au rang taxonomique voulu, en général l’espèce; mais si l’identification est difficile, il est possible temporairement d’effectuer la sélection au niveau du genre, en mentionnant ce fait par un commentaire (par exemple : Taxon à confirmer), ce qui permet par la suite d’extraire (voir ce terme plus loin) les observations correspondantes pour les repérer et les réviser.

 

Plusieurs modes de sélection (liste bleu-vert) sont disponibles : Référentiel (tout ce qui est disponible comme taxons), Taxons locaux (liste établie par l’utilisateur, augmentée éventuellement des taxons déjà observés), auxquels s’ajoutent les modes pour les superprotocoles déjà installés (aucun n’est présent au départ) : par exemple !STOC, !LIMIC, !LEPIDO etc.. On verra que la sélection d’un SUPERPROTOCOLE prend le pas sur le SUPERGROUPE pour déclencher l’interface, et notamment la liste des taxons correspondant au superprotocole.

 

Il est également possible d’affiner le mode de sélection du nom latin en cochant ou non 2 cases placées sous les boutons création / modification : Mode N et N (sélection par les N lettres du premier mot latin suivies des N lettres du mot suivant, avec N = 2 ou 3), Taxons valides (remplacement automatique d’un synonyme sélectionné par le valide correspondant quand on quitte le champ). .

 

La sélection peut s’opérer soit par le nom latin, soit par le nom vernaculaire, le basculement d’un mode de sélection à l’autre s’effectuant en cliquant sur les pieds de colonne de la liste déroulante  . Ici la sélection du Canard colvert par le nom vernaculaire ne devrait pas poser de problème car il s’agit d’oiseaux, mais l’utilisation du nom vernaculaire n’est possible qu’avec une minorité de groupes taxonomiques, les invertébrés possédant par exemple très peu de noms communs utilisables.

 

Voir la vidéo : Sélectionner un taxon

 

Protocole

 

Il s’agit d’un concept très flexible, qui peut avoir des sens différents pour des utilisateurs différents, et Serena propose un grand nombre de protocoles « par défaut » : là encore la liste de départ pourra être complétée ou allégée suivant les besoins. On ne trouvera pas les superprotocoles dans cette liste, qui est limitée aux protocoles du supergroupe du canard colvert (OISEAUX). On a vu au paragraphe précédent que le SUPERPROTOCOLE est sélectionné dans la liste bleu-vert du mode de sélection. Dans notre exemple, nous nous bornerons à sélectionner un protocole courant, par exemple Observation aléatoire.

 

Relevé

 

A ce stade, on sélectionne l’unique relevé présent dans la liste, celui que nous avons créé au début du tutoriel.

 

Date et heure

 

Après le relevé, on saisit la date et l’heure (13 mai 2014 vers 9 heures) dans les champs appropriés, dans les formats corrects, en s’aidant si nécessaire du calendrier intégré .

 

 C’est le moment d’utiliser l’aide contextuelle. En effet si on clique dans la boîte de date pour positionner le curseur de la souris à l’intérieur, puis sur le bouton d’aide du menu , l’aide affiche la rubrique concernant la saisie des dates etc. Après avoir pris connaissance de la rubrique, vous pouvez revenir au tutoriel par la touche « précédent » de l’aide (<<).

 

Dans le cas présent il s’agit de 13/05/2014 et de 09:00 environ (remarquez la possibilité d’ajouter un commentaire à l’heure, ce qui est déjà possible pour la date).

 

Observateur / Validateur

 

On sélectionne l’unique observateur disponible dans ce contexte. Le validateur, dans la configuration standard, n’est pas obligatoire. Nous le laisserons vide dans cet exemple.

 

Liste de choix Confidentialité

 

Là encore, vous sélectionnez le choix qui vous convient, et vous pouvez comme précédemment modifier ou compléter la liste. Dans notre exemple, on utilisera : Public

 

Liste de choix Validation

 

Contrairement à la liste précédente ces choix sont standard et ne peuvent pas être modifiés, mais on peut en créer d‘autres si nécessaire. Attention : le choix Validé par le validateur impose que le champ Validateur soit renseigné, ce qui n’est pas le cas ici, il faut donc sélectionner En cours de validation (si on omet ce choix, il s’inscrira automatiquement).

 

Site

 

Le site à sélectionner est celui qui a été précédemment créé (Réserve naturelle de la Croze). On peut le sélectionner en affichant la catégorie (ou « ¤Toutes catégories ») puis en cliquant sur le site voulu dans la liste déroulante. Mais il est également possible de le sélectionner en cliquant sur le marqueur du site sur la carte GOOGLE MAPS / IGN.

 

Habitat

 

Nous n’avons pas prévu de saisir ici un type d’habitat, vous pouvez le faire également à titre d’exercice. Remarquez simplement qu’il faut d’abord sélectionner la catégorie, puis le code habitat – soit par le code numérique soit par le libellé, le basculement d’un mode de sélection à l’autre s’effectuant en cliquant sur les pieds de colonne de la liste déroulante

 

Coordonnées géographiques

 

Vous pouvez saisir les coordonnées géographiques manuellement (conseil : utiliser l’aide contextuelle) mais c’est extrêmement fastidieux et sujet aux fautes de frappe, il y a mieux à faire en utilisant une carte, soit de préférence le module GOOGLE MAPS / IGN devenu très riche en fonctionnalités, soit le module CARTES, encore très embryonnaire dans Serena 2 au stade actuel,.

 

L’étang Lénière, près duquel nous sommes supposés avoir fait notre observation (voir début du présent tutoriel) existe réellement, pour « y aller » on clique dans GOOGLE MAPS / IGN sur le bouton « Aller vers » (qui affiche ensuite «  Affich. loc » pour permettre de revenir plus tard aux coordonnées), le champ devient jaune, on y saisit «>>étang lénière ain », et on clique sur , ce qui y transporte la carte. On clique ensuite sur le point supposé de l’observation elle-même, ce qui le place en mémoire, il devient le POINT EN COURS. Dans le module OBSERVATIONS en mode création, il suffit de cliquer sur le bouton  pour importer les coordonnées de ce point en cours, ceci dans le système de projection choisi dans GOOGLE MAPS / IGN. Il existe aussi un système de saisie directe (actif par défaut) qui importe en une seule opération les coordonnées dans les champs.

 

Il est bon de renseigner également le champ « Localisation » (lieu précis) – ici Nord de l’étang.

 

Effectifs

 

On renseigne le nombre total, ici 9. On s’aperçoit alors qu’il n’y a en page 1 du formulaire aucun champ pour les nombres détaillés d’effectifs. En effet, par défaut, et pour éviter de donner une impression de complexité aux utilisateurs débutants, le module OBSERVATIONS est présenté sous la forme d’une interface simplifiée : seuls un minimum de champs figurent en page 1, tous les autres sont en fait amassés en page 2, mais ils ne sont pas cachés, pour permettre de récupérer facilement des champs supplémentaires.

 

On fait apparaître la page 2 en cliquant sur  et on peut y trouver le bloc de pseudo-champs contenant les effectifs détaillés par type d’individu (Nbre indéterminés etc.). On peut déplacer ce bloc de pseudo-champs sans problème vers la page 1 soit à l’aide du CANEVAS du module CONFIGURATION, ou – uniquement dans le cas du module OBSERVATIONS - à l’aide d’un bouton MODIF. FORMULAIRE . Cependant cette opération ne peut pas être effectuée pendant la création. Nous allons donc valider la création de notre première observation dans l’état actuel, et nous ferons plus tard les modifications nécessaires.

 

Comportement

 

N’oublions pas que nous devons noter le fait que les oiseaux sont en train de prendre leur envol. Il est possible de noter ce fait en commentaire, mais il est plus adapté d’utiliser le champ « comportement », et dans ce cas le choix « fuite, envol ». Comme dans le cas des effectifs détaillés, ce champ se trouve en page 2, et nous devons de la même façon le déplacer en fin de page 1, ce qui est très facile. Nous ferons également cette adaptation en même temps que la modification exigée par les effectifs.

 

Commentaire

 

Il est possible de saisir un commentaire, qui peut être volumineux et dépasser la taille apparente du champ (champ de type mémo). Pour la lisibilité, c’est le seul champ où les sauts de ligne sont tolérés. Nous verrons plus tard ce que les sauts de ligne deviennent dans l’exportation des données. Dans cet exemple, nous allons simplement inscrire : Observation de test.

 

Découverte des pseudo-champs

 

Les PSEUDO-CHAMPS se comportent comme des champs librement créés et modifiés par l’utilisateur, bien que techniquement ils soient gérés comme des choix auxquels on peut attribuer des valeurs. Ils sont groupés par blocs (analogues à des listes) localisés dans le module à l’aide de petits rectangles verts à gauche de chaque page du formulaire.

 

Les pseudo-champs ont un potentiel très important car ils permettent à l’utilisateur de créer des champs « à lui » - sans limitation du nombre en dehors de limites pratiques -  qu’il pourra exporter ou importer comme des champs normaux, sans modifier ni alourdir la structure de la base.

 

Dans OBSERVATIONS, on dispose ainsi de pseudo-champs pour :

-       les effectifs par type d’individu, les données biotiques, les mesures biométriques, les données de gestion – tous étant configurés  au départ par SUPERGROUPE,

-       les données abiotiques, en principe communes à l’ensemble des supergroupes.

 

Dans le cas qui nous occupe, nous désirons être en mesure de saisir à la suite du nombre total (9) les données suivantes :

Nombre adultes mâles …               3

Nombre adultes femelles …            2

Nombre indéterminés …                 4

 

On voudrait de plus que le nombre d’indéterminés soit automatiquement calculé par différence. Ce calcul automatique s'appelle "cohérence automatique des effectifs" et constitue une option de "Préférences" (et en principe Serena pose au préalable la question).


Validation finale du module OBSERVATIONS

 

Flèche verte  pour valider, et si quelque chose ne convient pas, Serena le signalera avec force clignotements pour exiger une correction… Une fois l’observation enregistrée avec succès, Serena revient en mode consultation (champs blancs).

 

Voir la vidéo : Créer une observation


Personnaliser l’interface

L’interface de logiciels comme Serena est souvent jugée trop lourde et trop complexe, soit par les utilisateurs potentiels, soit souvent par leur hiérarchie - soucieuse de ne pas décourager des gens déjà peu enclins au départ à se consacrer à une tâche aussi ingrate que la saisie de données. Et le premier degré de perception de la complexité est le nombre de champs du formulaire …. 

L’expérience de Serena 1 a montré qu’il est difficile d’analyser objectivement le problème. Il a donc été jugé opportun de proposer au départ, pour la saisie des observations dans Serena, une interface simplifiée. En fait il s’agit d’une simplification prudente, car tous les champs restent visibles : simplement, on a disposé en page 1 les champs essentiels, et « parqué » tous les autres en page 2, celle qui est visible seulement par un clic volontaire sur un bouton.

Pour permettre un réarrangement des champs, l’interface a été découpée en « bandeaux » horizontaux, chacun contenant les boîtes (titre, champ, liste etc.) correspondant à une donnée – ou parfois à plusieurs (comme les coordonnées géographiques, un bloc de pseudo-champ etc.). Le CANEVAS est un schéma coloré de ces bandeaux qui permet d’en modifier la disposition ou d’en cacher certains. Pour les utilisateurs désireux d’avoir d’emblée une interface complète, le canevas permet également de revenir à l’interface standard (non simplifié). L’utilisateur bénéficie ainsi d’une grande souplesse dans l’agencement de ses données. La gestion du canevas s’effectue dans le module CONFIGURATION.

 DE PLUS, pour modifier de façon simple l’emplacement des champs et des bandeaux dans le module OBSERVATIONS, et ceci sans passer par le module CONFIGURATION, il existe une fonctionnalité « glisser-déposer » à partir d’un bouton « Modif. formulaire » situé sur la page 2 du module (page de droite). La manœuvre est très facile, il est possible d’insérer des lignes vides pour permettre ou faciliter le positionnement des champs déplacés. La procédure est décrite sur le panneau qui apparaît dès que l’on clique sur le bouton. La modification s’applique au cas du SUPERGROUPE du taxon affiché, et le résultat est enregistré dans le canevas relatif à ce supergroupe (par exemple celui qui correspond aux observations d’AMPHIBIENS).

Ceci permet au minimum de répartir les bandeaux, donc les champs, entre la page de gauche (principale) et celle de droite, et de modifier l’ordre dans lequel ils se présentent, mais également de faire disparaître l’affichage de certains bandeaux (bouton « Supprim. bandeau ». Bien évidemment les données sous-jacentes ne sont pas supprimées, et il sera possible plus tard de faire apparaître les bandeaux à nouveau, à l’aide du module CONFIGURATION et de son gestionnaire de canevas. Bien noter cependant les données qui disparaissent ainsi de l’interface, il serait en effet très maladroit d’oublier que l’on a procédé à ces évictions et de créer à nouveau ces données plus tard sous une autre forme (pseudo-champs etc.) !

Si l’on constate que l’on a « raté » trop de manipulations et que le résultat (déjà enregistré) ne convient vraiment pas, un bouton « SOS » offre une solution de repli qui permet de revenir au canevas par défaut (« réglages d’usine »), soit au canevas standard complet soit au canevas simplifié.

Voir la vidéo : Adapter le formulaire de saisie

 

Retour automatique -  remise à blanc – répétition des champs

 

Pour le remettre directement en mode création, ce qui permet d’enchaîner les créations et de gagner du temps, il faut cocher la case Retour autom. située sous les boutons création / modification (voir infobulles).

 

Lors du passage en mode création, bon nombre de champs réaffichent les valeurs de l’observation précédente (qui sont ainsi répétées) pour éviter de refaire des saisies fastidieuses. Pour que tout se remette à blanc, il suffit de cocher la case Remise à blanc située sous le pavé de commandes (voir infobulles). Pour tout répéter, il faut cocher la case Répét. totale.

 

Pour répéter certains champs et ne pas répéter les autres, il faut paramétrer la répétition à l’aide du bouton . Les champs répétés apparaissent en rouge, les champs non répétés en vert, on peut changer l’état d’un champ en actionnant la touche F11. Voir ACCELERER LA SAISIE DES OBSERVATIONS pour plus de détails.

 Astuce mnémonique : Rouge = Répété, Vert = Vidé

 

Après la saisie de quelques observations…

 

Vous venez ainsi de saisir votre première observation. Plusieurs notions-clés sont l’objet de tutoriels complémentaires :

 

FAIRE UN EXTRAIT ET EXPORTER LE TABLEAU  : sélection d’un ensemble d’observations répondant à certains critères et exportation dans Excel ou OpenOffice - voir plus loin

IMPORTER UN TABLEAU D’OBSERVATIONS -

IMPORTER UN TABLEAU DE SITES –

 

A noter l’option d’extrait Mes observations du jour (MJOUR) : tous les enregistrements créés ou modifiés ce jour par l’utilisateur, dans l’ordre chronologique, très utile en création/modification, en laissant la vue en tableau ouverte pour vérifier le bon déroulement du travail (voir fonction EXTRAIT .  6. Actions spécifiques)

 

 

Les difficultés qui peuvent de se présenter                                                                                                         

 

 

 

 

 

 

(ATTENTION: trop de modules ouverts simultanément peut poser des problèmes, fermez-les après usage)

 


Faire un extrait et exporter le tableau

 

L’objectif de Serena n’est pas seulement d’ « empiler » des milliers de fiches d’observation, c’est d’utiliser ce gisement pour réaliser des études particulières. Pour cela il faut se limiter aux fiches pertinentes pour l’étude en question, donc les sélectionner – on dit ici les extraire.

 

La base exemple

 

Nous allons effectuer l’opération sur la base exemple la plus récente. C’est celle qui porte le suffixe de version le plus élevé. Pour être certain de bénéficier de la dernière version de la base exemple en commençant un nouveau travail, il est recommandé de créer soi-même une telle base, en utilisant le menu « Initialiser une nouvelle base / Base locale MS ACCESS .mdb / Créer une nouvelle base exemple .mdb ». Nous allons de cette façon créer la base exemple MonExempleTest.mdb, et ouvrir Serena sur cette base.

 

Ouvrez ensuite le module OBSERVATIONS, avec lequel nous allons illustrer ce tutoriel. En tout l’exemple contient à l’origine 302 observations.

 

L’extrait

 

Vous allez extraire les observations d’oiseaux effectuées en juin 2013 par un observateur dont vous ne vous souvenez plus du nom exactement (vous savez qu’il commence par Van…).

 

Oiseaux: il s’agit de la catégorie, une donnée ne figurant pas dans les critères d’extrait, car il faut la sélectionner au départ dans la boîte correspondante en haut à gauche.

 

Le nombre d’observations se réduit à 60. Ainsi la sélection de la catégorie agit comme un pré-extrait.

 

Pour lancer l’extrait, on sélectionne dans la boîte d’extrait l’option Saisir critères puis extraire (CRIT). Le module passe alors en mode extrait, prêt à recevoir les critères de choix dans les boîtes correspondant aux différents champs de donnée. On introduit 01/06/2013 - 30/06/2013 dans le champ date, mais on peut également introduire plus simplement 06/2013.

 

Dans le champ observateur, on pourrait utiliser comme critère l’un des noms de la liste déroulante des sources. Ce qu’on veut ici est un peu plus sophistiqué et revient à imposer simplement que le nom d’un des observateurs contienne van, le critère est donc *van*, car ceci inclut les équipes d’observateur où le nom commençant par van n’est pas en première position…

 

Quand on tape van au début du champ, la boîte de sélection réagit immédiatement en faisant apparaître le premier van de la liste, c’est à dire Vandersteele Jean-Pierre. Ce n’est pas ce que l’on veut ici, on désire taper du texte libre : l’astuce consiste à taper d’abord un espace comme premier caractère, afin de désamorcer le positionnement automatique de la liste déroulante (l’ « autocomplétion »), ce qui est sans incidence sur le critère. Même chose pour les taxons etc.

 

Puis on clique sur , seuls sont alors chargés dans le module les enregistrements répondant aux conditions, 7 en l’occurrence.

 

Si on sélectionne à nouveau Saisir critères puis extraire (CRIT), les critères réapparaissent, on peut en ajouter ou les modifier. Par exemple, on peut restreindre l’extrait en imposant que le relevé soit « Observations routinières », ce qui va réduire le nombre à 3. On remarque que les critères s’inscrivent en jaune dans la boîte de messages.

 

Quand on ferme le module, les critères disparaissent – mais il existe un moyen de les enregistrer via une REQUETE ENREGISTREE . Pour revenir à l’ensemble des enregistrements il est nécessaire de lancer l’option « Toutes les observations (TOUT) ».

 

Prenez connaissance de la rubrique EXTRAIT si ce n’est déjà fait, pour explorer les divers aspects des extractions, notamment les intervalles de dates, les expressions logiques etc.

 

Voir la vidéo : Effectuer un extrait

 

La vue en tableau

 

On passe au mode tableau en cliquant sur le bouton approprié

Les enregistrements extraits apparaissent sous forme d’un tableau dans une fenêtre séparée. Les titres de colonnes portent le nom des champs informatiques correspondants, les infobulles des colonnes indiquent les noms « en clair ».

Il est possible de déplacer et de redimensionner le tableau pour qu’il couvre l’écran. Mais surtout, on peut l’exporter instantanément, entre autres vers Excel, Libre Office etc. . Une façon simple d’exporter le tableau consiste à choisir le format texte tabulé .txt. C’est le format le plus utilisé dans Serena, car il est beaucoup plus sûr et plus commode que le format .csv par exemple, qui a l’inconvénient de faire appel à des signes de ponctuation (virgule ou point-virgule) comme séparateurs. Il suffit en effet de copier du texte tabulé dans le presse-papier puis de le coller dans un tableur (Excel, Libre Office etc.) pour obtenir le tableau correspondant.

 

On remarque que le tableau exporté comporte une ligne de titres informatiques et une ligne de titres « en clair », titres qui représentent un « jeu de colonnes » que l’utilisateur peut modifier à sa guise grâce au bouton , par des glisser-déplacer ou des suppressions. Une fois que l’on est ainsi parvenu à organiser le jeu de colonnes correspondant exactement à ses besoins, il est possible de l’enregistrer pour le réutiliser plus tard. Inversement il est possible de revenir au jeu standard par défaut à l’aide du bouton . Toutes les opérations nécessaires sont décrites en détails dans les rubriques VUE EN TABLEAU et REQUETE ENREGISTREE .

 

Notons que le tableau possède l’immense avantage d’avoir pour les différents choix et pseudo-champs des valeurs en clair, et non des identifiants numériques, ce qui diffère totalement du contenu des tables de la base de données. Quel que soit le système de base de données utilisé (MS ACCESS, PostgreSQL, local ou Web) il suffit d’exporter le tableau sous MS ACCESS pour pouvoir utiliser des requêtes directement sur les valeurs « en clair », et ceci BEAUCOUP PLUS FACILEMENT qu’avec des requêtes sur les tables de la base de données.

 

Voir la vidéo : Exporter la vue en tableau